Här har vi samlat fakta som är bra att veta för dig som bor i en bostadsrätt.
Bra att veta
Protokoll
Bostadsrättsföreningen, Föreningsstämma, ProtokollSom medlem i föreningen har du rätt att ta del av stämmoprotokoll. Undertecknade stämmoprotokoll ska finnas tillgängliga för dig som är medlem tre veckor efter stämman. Du har däremot inte rätt att ta del av protokoll från styrelsens sammanträden. Du kan alltid be om att få ett protokollsutdrag om du har ställt en fråga som styrelsen har behandlat.
Kallelse
Föreningsstämma, KallelseKallelse till ordinarie föreningsstämma
Ordinarie årsstämma ska hållas senast ett halvår efter redovisningsårets utgång. Kallelse till årsstämma kan ske tidigast sex veckor och senast två veckor innan. Det vanligaste är att kallelsen delas ut till alla medlemmar.
Kallelsen ska innehålla tid och plats, och vilka ärenden som ska behandlas. I praktiken innebär det att man brukar skicka med stämmans dagordning. Utöver formalia och de vanliga årsstämmopunkterna är det viktigt att alla ärenden redovisas tydligt, var för sig. Om styrelsen t ex har något förslag, eller om det finns medlemsmotioner, ska dessa alltså tydligt specificeras som egna punkter på dagordningen.
Om styrelsen inte kallar till ordinarie föreningsstämma kommer, enligt lagen om ekonomiska föreningar, Bolagsverket att kalla till stämma på föreningens bekostnad.
Kallelse till extra föreningsstämma
Om föreningens revisor skriftligen kräver det ska styrelsen kalla till extrastämma. Kallelse ska gå ut senast två veckor efter det att begäran blivit känd av styrelsen.
Om mer än tio procent av bostadsrättshavarna skriftligen kräver det ska styrelsen kalla till extrastämma. Kallelse ska gå ut senast två veckor efter det att begäran blivit känd av styrelsen.
Om styrelsen inte kallar till stämma trots krav från revisor eller tio procent av bostadsrättshavarna kan Bolagsverket kalla till stämma.
Revisor
En bostadsrättsförening ska ha minst en revisor. Denne behöver dock varken vara auktoriserad eller godkänd men ska ha insikt i och erfarenhet av ekonomiska förhållanden. Det innebär att en vanlig, allmänt ekonomiskt kunnig medlem kan fungera som revisor, en så kallad lekmannarevisor.
Föreningsstadgarna kan dock innehålla andra krav, som att revisorn antingen ska vara ”godkänd” eller ”auktoriserad”. Revisorer väljs på årsstämman för ett år i taget. I HSB-föreningar utses dock en revisor av HSB, medan den andre (lekmannarevisorn) utses av stämman. Stämman beslutar om arvodet till den föreningsvalda revisorn.
Gemensamma utrymmen
Festlokal, Förråd, Gemensamma utrymmenMånga föreningar tillhandahåller olika gemensamma utrymmen som t ex tvättstuga, föreningslokal och bastu. Dessa kan du som bor i föreningen nyttja gratis eller till en låg kostnad, hör med styrelsen om vad som gäller i just din förening.
Årsredovisning
Årsredovisningen upprättas enligt gällande lagstiftning och i nära samarbete med styrelsen. Vår strävan är att den ska vara tydlig och informativ samt innehålla intressanta nyckeltal. Nuvarande och blivande medlemmar, kreditinstitut och andra intresserade ska genom årsredovisningen få en god och rättvisande bild av föreningen. För att göra det enklare för läsaren innehåller årsredovisningen alltid en ordlista med ekonomiska begrepp.
Kundkännedom
Om du är styrelseledamot i en bostadsrättsförening som anlitar HSB Nordvästra Skåne till att sköta den ekonomiska förvaltningen, kommer du att bli ombedd att genomföra en digital kundkännedomskontroll, samt redovisa om du är politiskt aktiv.
Skälet till detta är följande:
HSB Nordvästra Skåne är registrerat hos Finansinspektionen eftersom en del av vår verksamhet bedriver betaltjänstverksamhet samt inlåningsverksamhet. Till följd av detta måste vi följa Lag om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism (2017:630). Därav åligger det oss på HSB Nordvästra Skåne att ha rutiner för grundläggande kundkännedom genom kontroll av våra kunders identitet.
Konkret innebär detta att vi en gång per år kommer att utföra en digital kundkännedomskontroll vid inloggning på Styrelsewebben. Vid inloggning med lösenord kommer du att hänvisas till att logga in med Mobilt BankID för att på så sätt identifiera dig samt godkänna vår kundkännedomskontroll. Om du är ordförande i din förening kommer du dessutom få fylla i ett formulär avseende PEP-kontroll (Political Exposed Person). Till detta ska även ett intyg om ägarförhållande fyllas i som visar om någon har ägarintressen på över 25 procent i föreningen.
Det är Finansinspektionen som kontrollerar att reglerna gällande kundkännedomskontroll efterföljs och vid en kontroll från Finansinspektionen ska vi kunna redovisa att vi lever upp till regelverket. Observera att detta gäller föreningar där HSB Nordvästra Skåne sköter den ekonomiska förvaltningen.
Vicevärd
Många styrelser utser en vicevärd som verkställer styrelsens beslut och handlägger föreningens förvaltningsuppgifter. Vicevärden betraktas oftast som anställd av bostadsrättsföreningen ur arbetsrättslig synvinkel och brukar inte vara en del av föreningens styrelse. Det finns inga hinder för att vicevärden är med vid styrelsens möten t ex som föredragande i aktuella ärenden. Om en vicevärd rent arbetsrättsligt är att klassa som anställd eller uppdragstagare beror på olika omständigheter. Vid osäkerhet är det alltid bra att kontakta någon med juridisk expertis inom området eftersom det annars kan stå föreningen dyrt i en eventuell tvist. Det är viktigt att det finns en arbetsinstruktion upprättad över vilka arbetsuppgifter som ingår i vicevärdsuppdraget.
Styrelsen bör vara uppmärksam på att man är ansvarig för vicevärdens arbetsmiljö och måste bedöma och minimera de risker som eventuellt kan finnas. Se även till att den som arbetar för föreningen är ordentligt försäkrad.
Det är styrelsen som beslutar om vicevärdens arvode/lön. På lön och övriga ersättningar till vicevärden ska skatt innehållas och arbetsgivaravgift betalas. Även om det inte finns något anställningsavtal mellan vicevärden och föreningen, utan vicevärden är förtroendevald, så räknas ersättningen för uppdraget rent skattemässigt som lön.
Beslut som kräver föreningsstämma
Styrelsen i en bostadsrättsförening har långtgående befogenheter att fatta beslut i ärenden som gäller förvaltningen av föreningen. Styrelsen beslutar ensam om föreningens budget, avgifter och hyror, när underhåll skall göras med mera.
Vissa saker har inte styrelsen befogenhet att besluta om. Utöver de punkter som framgår av stadgarna angående beslut på ordinarie stämma så fattar stämman även beslut i många ärenden, till exempel kring ny- eller ombyggnad, rivning, köp eller försäljning av egendom.
Styrelsens uppdrag
Bostadsrättsföreningens styrelse väljs av föreningsstämman. Enligt normalstadgarna kan styrelsen bestå av lägst tre och högst elva ledamöter med högst fyra suppleanter.
Styrelsen:
- ansvarar för föreningens angelägenheter och är den juridiskt ansvarige fastighetsägare som svarar för att föreningen uppfyller alla gällande lagar och bestämmelser.
- har långtgående befogenheter att fatta beslut för att fullgöra sitt uppdrag.
- beslutar om allt underhåll av föreningens fastigheter. Även om det är mycket kostsamma åtgärder som t ex byte av tak så är det styrelsen som beslutar. Det är viktigt att styrelsen informerar medlemmarna om kommande större underhållsåtgärder.
- är ansvarig för att husen hålls i gott skick och att föreningens fastigheter besiktigas årligen. Därefter ska styrelsen se till att föreningens underhållsplan uppdateras samt att erforderliga ekonomiska medel avsätts för kommande planerat underhåll.
- beslutar om avgifternas och eventuella hyrors storlek och förändringar.
Styrelsens ansvar prövas årligen av föreningens ordinarie stämma.