Hem
Ny i styrelsen
Stämma, motioner och konstituerande möte

Stämma, motioner och konstituerande möte

Föreningsstämman är bostadsrättsföreningens högsta beslutande organ

Ordinarie årsstämma ska hållas senast ett halvår efter räkenskapsårets utgång.

Stämman behandlar bland annat val av styrelse, fastställande av resultat- och balansräkning, ansvarsfrihet för styrelseledamöterna och motioner. Kallelse till årsstämma kan ske tidigast sex veckor och senast två veckor innan. Det framgår av föreningens stadgar vad som gäller i din förening. Det vanligaste är att kallelsen delas ut till alla medlemmar. Om styrelsen inte kallar till ordinarie föreningsstämma kommer Bolagsverket att kalla till stämma på föreningens bekostnad, enligt lagen om ekonomiska föreningar.

Lär dig mer om föreningsstämman

Kallelse till stämman

Kallelsen ska innehålla tid och plats samt vilka ärenden som ska behandlas. I praktiken innebär det att man brukar skicka med stämmans dagordning som finns angiven i föreningens stadgar.

Utöver formalia och de vanliga årsstämmopunkterna är det viktigt att alla ärenden redovisas tydligt, var för sig. Om styrelsen till exempel har något förslag, eller om det finns medlemsmotioner, ska dessa tydligt specificeras som egna punkter på dagordningen.

Digital årsredovisning

När årsredovisningen är underskriven av styrelsen och revisorerna ser HSB till att medlemmarna kan hämta årsredovisningen digitalt på HSBs hemsida. På så sätt kan medlemmarna läsa årsredovisningen i sin mobil, dator eller surfplatta. Detta är ett sätt för oss att tillsammans tänka på miljön.

Så här fungerar det

På kallelsen till ordinarie föreningsstämma anger ni föreningens kod (kod får ni av föreningens ekonom). Om HSB har i uppdrag att skriva kallelsen så ser vi till att information och kod finns med. Medlemmarna går in på www.hsbnvs.se/sjalvservice och fyller i namn, personnummer, e-postadress och kod. Därefter skickas årsredovisningen till medlemmens e-postadress.

Många föreningar har gått över till digital årsredovisning och beställer bara ett litet antal tryckta årsredovisningar till de medlemmar som inte har möjlighet att hämta årsredovisningen digitalt. Ingår tryckning av årsredovisning i föreningens avtal kommer vi givetvis att kreditera er för det antal ni väljer att inte trycka.

Förslag på text till kallelsen

Om föreningen själv skriver kallelsen kan ni instruera föreningens medlemmar så här:

”Med tanke på miljön har styrelsen beslutat att minimera tryckning av årsredovisningar till medlemmarna. HSB erbjuder medlemmarna att hämta årsredovisningen digitalt på www.hsbnvs.se/självservice. Skriv namn, personnummer, e-postadress och kod så skickas årsredovisningen till din e-postadress. Årsredovisningen finns tillgänglig senast två veckor innan stämman. För dig som vill ha en tryckt årsredovisning går det bra att kontakta/hämta hos…”

Mall för kallelse med dagordning, fullmakt och blankett för anmälan finns på styrelsewebben. Observera att det finns några olika varianter att välja mellan beroende på vilka stadgar föreningen har.

Förberedelser inför stämman

Kontakta valberedningen i god tid om någon styrelseledamot önskar avgå. Hör också med valberedningen om de vill sitta kvar ännu ett år. I annat fall bör styrelsen ta fram förslag på ny valberedning.
Har föreningen stora renoveringar eller underhållsarbeten under kommande år som innebär mycket arbete för styrelsen bör stämman besluta om ersättning. Exempelvis att ersättning för utfört arbete inom föreningen ersätts med X kr per timme. Stämman bör även besluta om exempelvis bil- och telefonersättning. Stämman kan besluta om ett tak för övriga ersättningar till styrelsen. Styrelsen bör därför meddela valberedningen om eventuella kommande omfattande arbeten så att valberedningen kan föreslå ersättning till styrelsen som stämman kan ta ett beslut om.
Besluta i god tid om det praktiska kring stämman (exempelvis datum, lokal, förtäring, ljudanläggning, bildspel, stämmoordförande och sekreterare).
Behandla eventuella motioner.
Upprätta kallelse med dagordning enligt stadgarna.
Ha eventuellt med anmälan till stämman och gärna en fullmaktsmall för ombud som bilaga till kallelsen.
Anslå kallelse och handlingar till stämman (såsom årsredovisning och motioner) så att alla medlemmar kan ta del av informationen.

Motioner

Alla medlemmar i en bostadsrättsförening har rätt att skriva motioner/ta upp frågor att behandla på ordinarie föreningsstämma. En motion är ett ärende som innehåller ett förslag till beslut som stämman ska ta ställning till, det vill säga kunna säga ja eller nej till. I stadgarna framgår det när en motion senast ska vara styrelsen tillhanda för att man ska vara garanterad att frågan kommer upp på nästa ordinarie årsstämma. Råder det oklarheter kring vad motionären vill att stämman beslutar om rekommenderar vi att styrelsen ber motionären att förtydliga sin motion.

Styrelsen i bostadsrättsföreningen är skyldig att ta upp de motioner som inkommer i stadgeenlig tid.

På stämmodagen

Ta fram medlemsförteckning (finns på styrelsewebben)
Utse ansvarig för avprickning av närvarande medlemmar. Man har en röst per lägenhet. Den som äger flera lägenheter har däremot bara en röst.
Ta fram restsaldolista på styrelsewebben (den som inte har betalat sin avgift och inte beviljats anstånd av styrelsen har inte rösträtt).
Ta med röstkort, valsedlar (blanka papper) och pennor.
Ta med gällande stadgar och årsredovisningen i original.

Vad innebär ansvarsfrihet?

Efter stämman

Stämmans sekreterare upprättar stämmoprotokoll. Protokollsmall finns på styrelsewebben, notera att dagordningen ser olika ut beroende på vilka stadgar föreningen har. Justerat protokoll ska enligt lag finnas tillgängligt för medlemmarna senast tre veckor efter stämman.
Styrelsen ska så snart som möjligt efter stämman ha ett konstituerande möte där ni fördelar rollerna inom styrelsen såsom ordförande och sekreterare samt utser firmatecknare, attestanter och delegation av beslut för till exempel godkännande av medlem.
På styrelsewebben rapporterar ni in den nya styrelsen under Min Brf/företag – Inrapportering styrelse. HSB registrerar uppgifterna och skickar dem till Bolagsverket. När registreringen gått igenom får föreningen ett nytt registreringsbevis som HSB lägger upp på styrelsewebben.
Fyll i blanketten Uppgifter för attesträtt och webbehörighet och skicka till oss. Vi rekommenderar att styrelsen attesterar fakturor två i förening. Då anger ni en förste attestant, en andre attestant samt en reserv och ingen beloppsgräns.
Scanna gärna in protokoll från stämman och det konstituerande mötet och lägg upp på styrelsewebben under Min Brf/företag – Egna dokument. HSB läser inte protokollen utan ni måste meddela eventuella ändringar, såsom ny vicevärd och hens arvode.
HSB lägger upp föreningens årsredovisning på HSBs hemsida så att den finns tillgänglig för allmänheten.
Meddela omgående HSB om det blir några förändringar i styrelsesammansättningen eller attestordningen under året.