Redovisning kan ibland vara både tidskrävande och lite krångligt. HSB kan ta hand om hela det arbetet åt föreningen.
Vi hjälper bland annat till med:
HSB kan utfärda fakturor till boende och andra för bostadsrättsföreningens räkning. Det brukar oftast röra sig om att en boende har hyrt en övernattningslägenhet eller festlokal i föreningen.
Har föreningen kontantkassa eller kontokort bör det redovisas till HSB minst två gånger per år. Om föreningen har många transaktioner bör kontantkassan redovisas varje månad. Har styrelsen kontokort med faktura ska originalkvitton skickas in löpande. Det är viktigt att alltid ange förening och vad kvittot avser. Vid representation såsom restaurangbesök/gåva ska det framgå syfte samt vilka personer som deltar.
Om föreningen är momsregistrerad, så kontrollera att HSB har registrerat rätt momskod.
0 = ingen moms (exempelvis om fakturan bara avser bostadsrättslägenhet).
12 = full moms (exempelvis om fakturan bara avser momsregistrerad lokal).
22 = partiell moms (exempelvis om fakturan avser både momspliktig lokal och övrig del av fastigheten).
Föreningens fakturor hanteras automatiskt och märkningen av fakturorna är därför viktig så att fakturan hamnar rätt. Du hittar föreningens fakturaadress på styrelsewebben under ”min brf”. Fakturaadressen ser ut så här:
Brf Exempel
0000000 (föreningsspecifik kod som du hittar på styrelsewebben)
ecitFE 787
Box 7018
831 07 Östersund
Skulle en faktura ha råkat skickats till föreningens vanliga postadress är det viktigt att styrelsen omgående skickar den till föreningens fakturaadress som ovan. Det går också bra att mejla fakturan till leverantors.faktura@hsbnvs.se. För att kunna mejla in fakturan behöver den vara i pdf-format. Fakturor och eventuella bilagor ska ligga i samma pdf då varje bifogat dokument i ett e-postmeddelande räknas som en unik faktura. Har du flera fakturor du vill mejla in så ska varje faktura därför vara en enskild pdf-fil.
Det är också viktigt att fakturan är utställd till föreningen, annars kan vi inte hantera den. Anledningen till det är att fakturamottagaren är betalningsansvarig och skulle det bli något problem med betalningen, det kan ju vara så enkelt som att fakturan försvinner i posten, så är det mottagaren som är ansvarig. En obetald faktura kan ju leda till både påminnelser och krav och en privatperson ska därför inte vara betalningsansvarig för föreningens räkning, utan fakturan ska alltid ställas ut till föreningen.
Skulle föreningen få en påminnelse på en faktura så gå in på styrelsewebben och kontrollera att aktuell faktura är inlagd och betald. Om det inte finns någon faktura inlagd i styrelsewebben ska styrelsen begära in en kopia på fakturan och skicka den till adressen ovan. Kontrollera också så att fakturan är utställd till föreningen och märkt med rätt uppgifter.