Bra att veta

Jäv är en juridisk invändning mot någons behörighet att fatta beslut eller delta i handläggning när det finns risk för partiskhet. Den som invändningen riktas mot är jävig. Syftet är dubbelt; dels att hindra att sådant som inte hör till saken får bestämma utgången, dels att hindra att misstanke uppstår om att beslutet inte är fattat på saklig grund.

En styrelseledamot kan i vissa fall vara jävig. En person som är, eller misstänker att han/hon är jävig är skyldig att anmäla detta vid eller före mötet. Han/hon får till exempel inte delta i behandlingen eller beslut av ärenden som gäller avtal mellan ledamoten och föreningen. En jävig ledamot ska lämna sammanträdet när en sådan fråga behandlas. Det skall antecknas till protokollet att personen inte deltog i ärendets behandling.

Den som är firmatecknare för föreningen har rätt att teckna avtal med mera i föreningens namn. Styrelsen ska utse fyra firmatecknare varav minst två ska vara styrelseledamöter. Föreningens firma tecknas alltid av två personer i förening. Firmatecknarna ska registreras vid Bolagsverket och på registreringsbeviset står det vilka som är firmatecknare.

Bordläggning innebär att ett ärende på styrelsemöte läggs åt sidan för att, oförändrat, tas upp på nästkommande styrelsemöte.

Att attestera innebär att godkänna betalning för en vidtagen åtgärd t ex ett inköp av varor eller tjänster. Vi rekommenderar att det alltid bör vara två som attesterar en faktura, oavsett belopp. Det ökar tryggheten för föreningen och medlemmarna, men även för dig som tar på dig attestansvaret. Vi på HSB kontrollerar inte attestordningen, utan bara formalia, såsom exempelvis att det finns F-skatt. Attestant får aldrig godkänna utbetalning till sig själv eller till närstående person. Styrelsen bör fastställa attestinstruktionerna.

I föreningens registreringsbevis står angivet vilka som har rätt att teckna föreningens firma.

Stämman ska alltid i förväg besluta om de arvoden och andra principer för ersättningar som ska gälla för styrelsen, föreningsvald revisor och valberedning.

Stämman kan antingen fastställa arvode till respektive förtroendevald eller fastställa en summa för arvoden som ska betalas ut. Oftast ställer stämman en summa pengar till styrelsens förfogande att fördela inom sig utifrån hur man fördelar arbete och ansvarsfrågor. I stämmoprotokollet är det viktigt att man tydligt anger de arvoden som beslutats även om de är oförändrade. Har stämman beslutat att exempelvis ett inkomstbasbelopp ska fördelas bör detta belopp anges i kronor.

Andra ersättningar än de som stämman fastställt får inte utgå till styrelsens ledamöter. Därför ska stämman också fatta beslut om ersättningar för arbete utfört av styrelseledamöter utöver ordinarie styrelseuppdrag. Föreningsstämman kan till exempel besluta att extra ersättningar till styrelsen kan utgå med ett visst timpris alternativt att stämman ger styrelsen en kostnadsram inom vilken styrelsen kan fatta beslut om extra ersättning till arbete som inte ligger inom det vanliga styrelseuppdraget. Vi rekommenderar därför att styrelsen utarbetar en beskrivning över de arbetsuppgifter som ingår i en ledamots ordinarie uppdrag så att det blir tydligt vad som förväntas av ledamöterna.

Kostnader som uppkommit i styrelsearbetet kan styrelseledamoten få ersättning för, till exempel telefonersättning, bilersättning och ersättning för utlägg för föreningens räkning. Alla sådana kostnader måste dock kunna verifieras för att kunna ses som kostnadsersättning. I annat fall är de att anse som lön eller arvode, skatt ska innehållas och arbetsgivaravgift betalas. Detta innebär att telefonersättning inte kan utbetalas med ett fast belopp i förskott utan att betraktas som lön. Man kan få en gåva som ersättning för hjälparbete i föreningen. Gåvan betraktas alltid i sådant fall som lön med avdrag för skatt och inbetalning av sociala avgifter. Gåvor till exempelvis styrelseledamot som avslutat sitt uppdrag är skattefria så länge de följer Skatteverkets regler om högsta tillåtna belopp och syfte.

Vicevärdens lön beslutas av styrelsen. Vicevärden ska inte närvara vid styrelsens beslut i detta ärende.