Bra att veta

Stämman ska alltid i förväg besluta om de arvoden och andra principer för ersättningar som ska gälla för styrelsen, föreningsvald revisor och valberedning.

Stämman kan antingen fastställa arvode till respektive förtroendevald eller fastställa en summa för arvoden som ska betalas ut. Oftast ställer stämman en summa pengar till styrelsens förfogande att fördela inom sig utifrån hur man fördelar arbete och ansvarsfrågor. I stämmoprotokollet är det viktigt att man tydligt anger de arvoden som beslutats även om de är oförändrade. Har stämman beslutat att exempelvis ett inkomstbasbelopp ska fördelas bör detta belopp anges i kronor.

Andra ersättningar än de som stämman fastställt får inte utgå till styrelsens ledamöter. Därför ska stämman också fatta beslut om ersättningar för arbete utfört av styrelseledamöter utöver ordinarie styrelseuppdrag. Föreningsstämman kan till exempel besluta att extra ersättningar till styrelsen kan utgå med ett visst timpris alternativt att stämman ger styrelsen en kostnadsram inom vilken styrelsen kan fatta beslut om extra ersättning till arbete som inte ligger inom det vanliga styrelseuppdraget. Vi rekommenderar därför att styrelsen utarbetar en beskrivning över de arbetsuppgifter som ingår i en ledamots ordinarie uppdrag så att det blir tydligt vad som förväntas av ledamöterna.

Kostnader som uppkommit i styrelsearbetet kan styrelseledamoten få ersättning för, till exempel telefonersättning, bilersättning och ersättning för utlägg för föreningens räkning. Alla sådana kostnader måste dock kunna verifieras för att kunna ses som kostnadsersättning. I annat fall är de att anse som lön eller arvode, skatt ska innehållas och arbetsgivaravgift betalas. Detta innebär att telefonersättning inte kan utbetalas med ett fast belopp i förskott utan att betraktas som lön. Man kan få en gåva som ersättning för hjälparbete i föreningen. Gåvan betraktas alltid i sådant fall som lön med avdrag för skatt och inbetalning av sociala avgifter. Gåvor till exempelvis styrelseledamot som avslutat sitt uppdrag är skattefria så länge de följer Skatteverkets regler om högsta tillåtna belopp och syfte.

Vicevärdens lön beslutas av styrelsen. Vicevärden ska inte närvara vid styrelsens beslut i detta ärende.

Bostadsrättsföreningens styrelse väljs av föreningsstämman. Enligt normalstadgarna kan styrelsen bestå av lägst tre och högst elva ledamöter med högst fyra suppleanter.

Styrelsen:

• ansvarar för föreningens angelägenheter och är den juridiskt ansvarige fastighetsägare som svarar för att föreningen uppfyller alla gällande lagar och bestämmelser.
• har långtgående befogenheter att fatta beslut för att fullgöra sitt uppdrag.
• beslutar om allt underhåll av föreningens fastigheter. Även om det är mycket kostsamma åtgärder som t ex byte av tak så är det styrelsen som beslutar. Det är viktigt att styrelsen informerar medlemmarna om kommande större underhållsåtgärder.
• är ansvarig för att husen hålls i gott skick och att föreningens fastigheter besiktigas årligen. Därefter ska styrelsen se till att föreningens underhållsplan uppdateras samt att erforderliga ekonomiska medel avsätts för kommande planerat underhåll.
• beslutar om avgifternas och eventuella hyrors storlek och förändringar.

Styrelsens ansvar prövas årligen av föreningens ordinarie stämma.

Många styrelser utser en vicevärd som verkställer styrelsens beslut och handlägger föreningens förvaltningsuppgifter. Vicevärden betraktas oftast som anställd av bostadsrättsföreningen ur arbetsrättslig synvinkel och brukar inte vara en del av föreningens styrelse. Det finns inga hinder för att vicevärden är med vid styrelsens möten t ex som föredragande i aktuella ärenden. Om en vicevärd rent arbetsrättsligt är att klassa som anställd eller uppdragstagare beror på olika omständigheter. Vid osäkerhet är det alltid bra att kontakta någon med juridisk expertis inom området eftersom det annars kan stå föreningen dyrt i en eventuell tvist. Det är viktigt att det finns en arbetsinstruktion upprättad över vilka arbetsuppgifter som ingår i vicevärdsuppdraget.

Styrelsen bör vara uppmärksam på att man är ansvarig för vicevärdens arbetsmiljö och måste bedöma och minimera de risker som eventuellt kan finnas. Se även till att den som arbetar för föreningen är ordentligt försäkrad.

Det är styrelsen som beslutar om vicevärdens arvode/lön. På lön och övriga ersättningar till vicevärden ska skatt innehållas och arbetsgivaravgift betalas. Även om det inte finns något anställningsavtal mellan vicevärden och föreningen, utan vicevärden är förtroendevald, så räknas ersättningen för uppdraget rent skattemässigt som lön.